Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste FinnEM Ry

Rekisterinpitäjä

FinnEM Ry, kotipaikka Helsinki
(y-tunnus: 2872989-9)
C/O Terkko Health Hub
Haartmaninkatu 4, Building 14, 00290 Helsinki

 

Yleistä

EU:n tietosuoja-asetusta ryhdytään soveltamaan 25.5.2018. Siihen mennessä ja siitä lähtien kaiken henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista. Olemme päivittäneet tietosuojakäytäntöämme. Samalla tuomme entistä läpinäkyvämmin selville, mitä tarkoitusta varten säilytämme ja käytämme asiakastietoja. Tietosuoja-asetus lisää ja selkeyttää oikeuksiasi sen suhteen, miten henkilötietojasi käsitellään.

 

Mitä tietoja tallennamme ja miksi

1. Liittyessäsi yhdistyksemme jäseneksi tallennamme sinusta jäsenrekisteriimme seuraavia tietoja: nimi, sähköposti, mitä ammattiryhmää edustat sekä sairaanhoitopiirin missä työskentelet. Tämän lisäksi sinusta tallentuu jäsenyyden alkamispäivä. Tallennamme sähköpostiosoitteesi, jotta saat sähköpostiisi yhdistyksen toimintaan kuuluvia viestejä, kuten jäsenkirjeitä. Yhdistyksemme jäsenyys on tarkoitettu ensisijaisesti päivystyksessä ja ensihoidossa toimiville terveydenhuollon ammattilasille. Tallennamme ammattisi tiedon, jotta tiedämme mitä aloja (hoitaja, lääkäri, opiskelija) jäsenemme edustavat ja näin osaamme profiloida palvelujamme heille paremmin.

 

2. Ilmoittautuessasi konferenssiin tai muihin tapahtumiimme luennoitsijaksi tai muuten töihin, tallennamme tietosi sähköiseen rekisteriin. Tällöin tallennamme myös pankkiyhteystietosi, henkilötietosi ja yhteystietosi palkkion maksua varten. Palkkiot, palkat ja laskut maksetaan kirjanpitäjämme toimesta kirjanpitolain mukaisesti.

 

3. Ilmoittautuessasi konferenssiin sähköisen linkin kautta tallennamme sinusta: Nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, työnantajan sekä sairaanhoitopiirin, missä työskentelet/ toimit. Tallennamme tiedot voidaksemme olla sinuun yhteydessä konferenssiin/muuhun tapahtumaan liittyvissä asioissa. Mikäli maksat osallistumismaksun itse, tarvitsemme yhteystietosi laskun lähettämistä vasten. Työpaikkasi tiedot tarvitsemme, että voimme laskuttaa työpaikaltasi osallistumismaksun. Laskut tallentuvat yhdistyksen kirjanpitoon kirjanpitolain mukaisesti.

 

4. Konferenssin markkinointirekisteri koostuu 50 sähköpostisoitteesta, jota päivitämme vuosittain Google-hakupalvelun avulla. Saamme myös suoraan koulutuksien vastuuhenklöiltä eri sote-alueilta tietoa mahdollisista henkilöstövaihdoksista.

 

5. Sosiaalisen median kautta tapahtuva markkinointi toteutuu Facebook- ja Instagram mainonnalla. Mainokset tavoittavat henkilöitä, jotka ovat antaneet GDPR- asetuksen mukaisen luvan tietojensa käsittelyyn joko Facebookille tai Instagramille. Joidenkin kampanjoiden yhteydessä FinnEM ry arpoo palkintoja julkaisuja kommentoineiden kesken. Tässä tapauksessa arvonnassa voittaneiden henkilöiden Facebook/Instagram nimet/nimimerkit julkistetaan yhdistyksen Facebook- ja Instagram sivuilla. Ennen nimen julkistamista voittaneilta henkilöiltä kysytään lupa nimen julkistamiseen. Mikäli henkilö ei halua nimeään julkistettavan, niin tätä ei tehdä. Facebook- ja Instagram huolehtivat tietojen hävityksestä ja tietosuojasta omien GDPR- asetuksen mukaisesti.

 

Henkilötietojesi säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun olet yhdistyksemme jäsen. Joissakin erityistapauksissa henkilötietoja voi olla tarpeen säilyttää pidempään. Tällä tarkoitamme kirjanpidollista 10 vuoden säilytysvelvollisuutta.

 

Henkilötietojesi suojaaminen

Luovuttaessasi henkilökohtaisia tietojasi jäseneksi liittymisen yhteydessä, on tärkeää, että voit luottaa siihen, että käsittelemme henkilötietojasi turvallisesti. Olet itse antanut sinua koskevat henkilötiedot käyttöömme. Emme nouda tietoja muista lähteistä. Sinun on itse annettava meille tiettyjä henkilötietoja, jotta voimme solmia kanssasi jäsenyyden / yhteistyön yhdistyksemme kanssa.

 

Luovutetaanko henkilötietoja kolmansille osapuolille?

Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksien/yhteydenoton takaamiseksi esim konferenssiin osallistuminen tai palkkion maksaminen. Kolmannella osapuolella tarkoitamme FinnEM Ry:n kirjanpitäjää. Emme luovuta henkilötietojasi muille tahoille.

 

Oikeutesi

Sinulla on milloin tahansa oikeus saada jäsenrekisterissä olevat tietosi nähtäville. Tämä koskee sekä tallentamiamme henkilötietoja, että tietoja siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käytetään. Jos olet eri mieltä siitä, miten henkilötietojasi tulisi käyttää, sinulla on oikeus vastustaa käyttöä ja peruuttaa suostumuksesi. Sinulla on myös oikeus tulla unohdetuksi, toisin sanoen vaatia, että poistamme kaikki tallentamamme henkilökohtaiset tietosi. Voit vapaasti ottaa yhteyttä, mikäli sinulla herää kysymyksiä tai huolenaiheita henkilökohtaisiin tietoihisi liittyen. Hallituksemme jäsenten sähköpostiosoitteet yhteydenottoa varten löytyvät https://www.finnem.fi sivulta.

 

Lopuksi

Tämä tietosuojaseloste noudattaa tietosuojalakia 1050/2018. Yhdistys päivittää tarvittaessa selostetta.
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
5.2.2019 FinnEm ry hallituksen puheenjohtaja Eeva Tuunainen